Dit blog is geschreven door Verandermanagement Trainee Lianne

Recent heb ik mijn eerste opdracht afgerond bij Nictiz. Hier werkte ik mee aan het landelijk programma Samen voor Medicatieoverdracht. Dit programma is in het leven geroepen om de uitwisseling van medicatiegegevens te verbeteren. Wekelijks worden in Nederland meer dan 1.200 mensen in het ziekenhuis opgenomen door medicatiefouten. Bijna de helft hiervan is vermijdbaar. Een betere gegevensuitwisseling kan hier sterk aan bijdragen!

Als projectmanagement ondersteuner (PMO) binnen het team Kickstart werkte ik mee aan een nieuwe wind in medicatieoverdracht landschap. Met twee regio’s stelden we de nieuwe informatiestandaard (MP9) op de proef. Dat betekende een dynamisch project met testdagen waarbij heel veel mensen betrokken zijn. Denk aan regionale samenwerkingsorganisaties, software leveranciers en zorgaanbieders. Ook zijn er vertegenwoordigers vanuit de verschillende sectoren en VWS langsgekomen! 

Op zo’n testdag toetsen we de hele medicatieketen. We doorlopen een script waarbij bijvoorbeeld de huisarts iets voorschrijft, dit naar de apotheek stuurt, die vervolgens in het toevoegt welke medicatie uitgegeven wordt. Door het ziekenhuis wordt vervolgens een medicatieafspraak gestopt en wat nieuws voorgeschreven. Zo’n script wordt letterlijk uitgevoerd: mijn collega loopt in een geel hesje door de zaal heen en weer tussen de verschillende zorgaanbieders. De zorgaanbieders zitten zelf achter de knoppen van het systeem, waardoor ze in een hele vroege fase feedback kunnen geven aan hun leverancier. In een latere fase testen de zorgaanbieders de systemen ook in hun eigen praktijk.

De logistieke voorbereiding van de testdagen lag op mijn schouders. Daarbij, en bij de rest van mijn functie, komt veel kijken. Ondanks de drukte beviel het goed als eerste opdracht binnen het traineeship van We Care! Ik kreeg de ruimte om rustig te starten en de omgeving tot me te nemen. Door de begeleiding vanuit mijn opdrachtgever en begeleider Joëlle vanuit We Care ging mijn groei heel snel. Een collega verwoordde het tijdens mijn afscheid deze week mooi: “Je kwam ‘groen’ binnen, maar je hebt je in een jaar tijd ontwikkeld tot een professional!”. 

In dit project heb ik heel veel geleerd over het managen van een complex en dynamisch project. Zo leerde ik werken met risico’s en issues. We hielden een groot overzicht bij van alle problemen die we voorzagen (risico) of al ervaarden (issue). Dit is handig, omdat je zo in 1 oogopslag kunt zien wat nu belangrijk is om op te pakken en wat in de toekomst op je pad kan komen. Dit kun je meenemen naar stakeholders, bijvoorbeeld de stuurgroep, om aandacht te vragen voor je probleem. Ook hielden we mijlpalen bij, waarmee we goed kon laten zien hoe ver we waren. Ook hiermee kun je goed in de toekomst kijken: welke stappen moeten we nog zetten om ons grote doel te bereiken? En extra leuk aan het bijhouden van mijlpalen: je kunt het vieren als ze behaald zijn!

Ook leerde ik veel over het aansturen van mensen. Want hoe zorg je ervoor dat het project de goede kant op blijft gaan? Wat doe je als het project anders loopt dan je in gedachten had? En hoe neem je mensen mee in je plannen, zowel de degenen die de plannen uit moeten voeren als degenen die de besluiten maken? Een tip daarvoor: verzorg bij alle stakeholders een plek waar zij hun observaties en zorgen kwijt kunnen, bijvoorbeeld via een dashboard of een overleg. Zo weet je altijd wat er bij iedereen speelt en kan je hierop anticiperen. Dit heb ik zelf ervaren bij het vernieuwen van het dashboard dat wij iedere zes weken maakten. Hierin delen collega’s van het project, maar ook vertegenwoordigers van de sectoren en de regionale samenwerkingsorganisaties, hun bevindingen van de voorafgaande weken. Een bevinding van de ene stakeholder leidt dan tot een gesprek met een andere stakeholder!

Als je mij vraagt wat ik meeneem naar mijn volgende opdracht, is dat absoluut een mindset die focust op groei en positiviteit! Ik vond het verfrissend om telkens uitgedaagd te worden door de vraag: “Hoe kan het wel?” Natuurlijk lopen dingen niet altijd zoals gepland en daar moet actie op worden ondernomen. Maar daarnaast was er een duidelijke focus op wat er al wél gerealiseerd kon worden op korte termijn. Mijn blik is hierdoor veranderd en dat neem ik zeker mee naar mijn volgende opdracht! 

Benieuwd naar zo’n testdag? Kijk hier een video