De uitdaging: Waarom informatie uitwisseling in de zorg levens redt?

Stel je voor: een patiënt wordt ontslagen uit het ziekenhuis en overgebracht naar een verpleeghuis. Zijn medische dossier? Geprint, in een plastic mapje, mee in de ambulance. Als het dossier niet meegaat, wordt alles opnieuw uitgevraagd  of erger, vergeten… Dit is helaas de realiteit waar sommige mensen het mee moeten doen; de realiteit van slechte informatie uitwisseling in de zorg.

Bij Regionale SamenwerkingsOrganisatie RSO RijnmondNet weten ze als geen ander hoe belangrijk het is om deze uitdaging aan te pakken. Als stichting zetten zij zich in voor veilige, efficiënte gegevensuitwisseling tussen zorgverleners door de hele keten heen, denk aan: huisartsen, ziekenhuizen, apotheken, VVT-organisaties etc.

“Door slechte overdracht kunnen er jaarlijks nog steeds slachtoffers vallen,” vertelt opdrachtgever Maarten, directeur bij RijnmondNet. “De basis van onze organisatie is simpel: we willen die informatie uitwisseling fundamenteel verbeteren.”

Maar hoe doe je dat in een sector waar elke organisatie haar eigen systemen, belangen en werkprocessen heeft? Dat is waar Bente, trainee bij We Care to DisGover, in beeld komt.

Bente’s missie: Van trainee tot verbinder in een complex netwerk

Toen Bente als trainee bij RijnmondNet begon, kreeg ze diverse opdrachten toegewezen. Aan de ene kant hield ze zich bezig met het interne werk, zoals het afronden van dienstencontracten en de implementatie van een nieuw CRM-systeem. Aan de andere kant kreeg ze een externe rol: regio’s verbinden, digitale samenwerking stimuleren en het netwerk van RijnmondNet verder uitbreiden naar regio’s zoals Drechtzorg en de Zuid-Hollandse Eilanden.

Maar al snel kwam ze erachter dat de uitdaging niet alleen in de systemen lag, maar ook in de mensen. ‘’Dit kon soms best lastig zijn,’’ vertelt Bente. ‘’Wij zijn er elke dag bij RijnmondNet mee bezig, maar voor een zorgverlener is digitalisering vaak een relatief onbekend onderdeel van hun werk’’.

‘’Ik ben van nature best wel mens- en resultaatgericht. Ik wil graag begrijpen waar we naartoe willen en hoe we dat samen kunnen bereiken, maar dit specifieke governance vraagstuk vroeg echt om relatiemanagement,” vertelt Bente. “In zo’n complex netwerk moet je eerst de context van de ander begrijpen en vertrouwen opbouwen voordat je inhoudelijke stappen kunt zetten’’.

Dat inzicht kreeg concreet vorm in haar betrokkenheid bij verschillende regionale projecten, waaronder het Regionaal Integraal Capaciteitsmanagement (RICM). Dit project richt zich op het ontwikkelen van een onafhankelijke regionale data-infrastructuur die vraag en aanbod in de zorgcapaciteit op elkaar afstemt. Door haar betrokkenheid bij verschillende regio’s werd Bente steeds meer de ‘linking pin’ tussen deze gebieden. Zo kon ze vraagstukken uit de ene regio verbinden met ervaringen en oplossingen uit de andere.

De impact: Van verbinding naar beweging

Door Bente’s inzet kwam er merkbaar beweging in het netwerk. Zo organiseerde ze regionale bijeenkomsten waar zorgverleners uit verschillende sectoren elkaar fysiek konden ontmoeten. Daar ontdekten ze dat ze, ondanks hun verschillende achtergronden, tegen dezelfde knelpunten aanliepen.

‘’De energie die ontstaat als mensen elkaar ontmoeten en merken dat ze tegen dezelfde vraagstukken aanlopen, is goud waard’’ vertelt Maarten. ‘’Als er vertrouwen is, kun je samen bergen verzetten. En dat vertrouwen is grotendeels door Bente’s inzet ontstaan’’.

Een van de hoogtepunten was de regiobijeenkomst in Drechtzorg. Hier zag Bente persoonlijk hoe haar werk direct impact had. Handtekeningrondes werden afgerond, wat betekende dat organisaties daadwerkelijk samen gingen werken. Ook kwam de urgentie van digitale gegevensuitwisseling op de agenda, een noodzakelijke stap voor betere zorg.

Dat haar inzet direct impact had, bleek al snel uit de reacties achteraf. Bente vertelt: ‘’De dag na de bijeenkomst belde een zorgorganisatie op met de vraag: ‘’Kunnen we meedoen met jullie project?’’ Dan weet je: het zaadje is geplant, het werkt echt!’’

Samen leren en groeien: Wat hebben Bente en Maarten van elkaar geleerd?

Aan de start van dit project had Bente verwacht dat ze vooral inhoudelijke meters zou maken. Gaandeweg ontdekte ze dat haar invloed juist zat in het verbinden van verschillende perspectieven. Niet iedereen hoefde dezelfde inhoudelijke motivatie te hebben om samen een stap vooruit te kunnen zetten.

“Ik dacht eerst dat ik mensen moest overtuigen met de inhoud: hoe kunnen we mensen meenemen in de richting die we voor ogen hebben”, vertelt Bente. ‘’In dit vraagstuk merkte ik dat overtuigen niet de enige focus moest hebben. Je moet eerst begrijpen waar iemand vandaan komt, investeren in de relatie en vertrouwen opbouwen. Pas als er een basis van vertrouwen is, kun je samen daadwerkelijk doelen bereiken’’.

Daarnaast gaf de combinatie van interne taken zoals het CRM-systeem en de dienstencontracten, maar ook het strategische netwerken Bente een belangrijk inzicht in haar eigen drijfveren. Zo ontdekte ze waar haar energie echt van gaat stromen: “Zodra er een gezicht en een persoonlijk verhaal achter een project zit, komt het voor mij in leven, dan ga ik er echt vol voor lopen!’’ vertelt Bente. Door te schakelen tussen de verschillende belangen van bestuurders, ICT’ers en medisch specialisten, leerde ze goed aanvoelen wie ze op welk moment moest aanhaken.

Aan de andere kant ervaarde Maarten een minstens net zo waardevolle transformatie. In het begin was Maarten vooral sceptisch over het aannemen van een trainee in een klein, druk team. ‘’Ik dacht eerst: wat moet zo’n iemand hier? Die zit hier straks doodongelukkig te zijn op kantoor.’’ Blikt Maarten terug. ‘’Maar Bente heeft me echt verrast. Een trainee brengt nieuwsgierige blik, frisse energie en de moed om vragen te stellen die wij zelf niet meer stellen. Dat heeft een enorm positieve invloed op de doelen die je als organisatie wilt behalen’’.

Toekomstperspectief

Hoewel Bente haar opdracht bij RijnmondNet binnenkort afrondt, blijft de basis en impact van haar werk staan. Voor RijnmondNet betekent dit dat ze samenwerking met Drechtzorg en de Zuid-Hollandse Eilanden als eerste stap zien. “We willen kijken hoe we deze succesvolle aanpak in de toekomst ook in andere regio’s kunnen uitrollen,” vertelt Maarten. Daarnaast zorgen het geïmplementeerde CRM-systeem en de afgeronde contracten voor het efficiënter werken in de toekomst.

Bente neemt de kracht van verbinding, kennis uitwisseling en de waardevolle lessen van vertrouwen en samenwerkingen mee naar haar volgende uitdagingen: “Ik neem mee dat een goede inhoudelijke richting pas echt gaat werken als je ook investeert in de relaties en het vertrouwen die nodig zijn om mensen daarin mee te krijgen”.

Kleine stappen, grote impact

De samenwerking tussen Bente en Maarten bij RijnmondNet laat zien dat impact meer vereist dan alleen een goed idee of een duidelijke inhoudelijke richting. Vooral binnen een complex netwerk kan het verschil worden gemaakt door partijen samen te brengen, goed te luisteren en ruimte te creëren voor samenwerking.

“Een trainee brengt frisse energie en kan je echt helpen om dingen te bereiken waar je zelf vooraf niet aan had gedacht,” vertelt Maarten. “En dat is precies wat Bente voor ons heeft gedaan.”

Benieuwd naar de verdere ontwikkelingen vanuit RijnmondNet? Klik dan op de knop hieronder.